Excel 101 Introducción

 In excel

¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que se utiliza para registrar y analizar datos numéricos. Piense en una hoja de cálculo como una colección de columnas y filas que forman una tabla. Las letras alfabéticas generalmente se asignan a columnas y los números generalmente se asignan a filas. El punto donde se encuentran una columna y una fila se llama celda. La dirección de una celda viene dada por la letra que representa la columna y el número que representa una fila. Vamos a ilustrar esto usando la siguiente imagen.

Por qué debería aprender Microsoft Excel

¿Por qué debería aprender Microsoft Excel?

Todos tratamos con números de una forma u otra. Todos tenemos gastos diarios que pagamos con los ingresos mensuales que ganamos. Para que uno gaste sabiamente, necesitará conocer sus ingresos versus gastos. Microsoft Excel es útil cuando queremos registrar, analizar y almacenar dichos datos numéricos.

¿Dónde puedo obtener Microsoft Excel?

Hay varias formas de obtener Microsoft Excel. Puede comprarlo en una tienda de computadoras de hardware que también vende software. Microsoft Excel es parte del conjunto de programas de Microsoft Office. Alternativamente, puede descargarlo del sitio web de Microsoft, pero tendrá que comprar la clave de licencia.

En este tutorial, vamos a cubrir los siguientes temas.

  • ¿Cómo abrir Microsoft Excel?
  • Comprender la cinta
  • Comprender la hoja de trabajo
  • Personalización del entorno Microsoft Excel
  • Atajos importantes de Excel

¿Cómo abrir Microsoft Excel?

Ejecutar Excel no es diferente de ejecutar cualquier otro programa de Windows. Si está ejecutando Windows con una GUI como (Windows XP, Vista y siga los siguientes pasos.

  • Haga clic en el menú de inicio
  • clic en todos los programas.
  • Apunte a Microsoft Excel
  • Haga clic en Microsoft Excel

Alternativamente, también puede abrirlo desde el menú de inicio si se ha agregado allí. También puede abrirlo desde el acceso directo del escritorio si ha creado uno.

Para este tutorial, trabajaremos con Windows 8.1 y Microsoft Excel 2013. Siga los siguientes pasos para ejecutar Excel en Windows 8.1

  • Haga clic en el menú de inicio
  • Busque Excel N.B. incluso antes de escribir, todos los programas que comienzan con lo que ha escrito aparecerán en la lista.
  • Haga clic en Microsoft Excel

La siguiente imagen muestra cómo hacer esto

iniciar excel

Entendiendo la cinta

La cinta proporciona accesos directos a comandos en Excel. Un comando es una acción que realiza el usuario. Un ejemplo de un comando es crear un nuevo documento, imprimir un documento, etc. La imagen a continuación muestra la cinta utilizada en Excel 2013.

menus de excel

Componentes de la cinta explicados

Botón de inicio de la cinta de opciones: se utiliza para acceder a los comandos, es decir, crear nuevos documentos, guardar el trabajo existente, imprimir, acceder a las opciones para personalizar Excel, etc.

Pestañas de la cinta de opciones: las pestañas se usan para agrupar comandos similares. La pestaña de inicio se usa para comandos básicos como formatear los datos para hacerlos más presentables, ordenar y encontrar datos específicos dentro de la hoja de cálculo.

Barra de cinta: las barras se usan para agrupar comandos similares. Como ejemplo, la barra de cinta Alineación se usa para agrupar todos los comandos que se usan para alinear datos.

Comprensión de la hoja de trabajo (filas y columnas, hojas, libros de trabajo)

Una hoja de trabajo es una colección de filas y columnas. Cuando una fila y una columna se encuentran, forman una celda. Las celdas se utilizan para registrar datos. Cada celda se identifica de manera única mediante una dirección de celda. Las columnas suelen etiquetarse con letras, mientras que las filas suelen ser números.

Un libro de trabajo es una colección de hojas de trabajo. Por defecto, un libro de trabajo tiene tres celdas en Excel. Puede eliminar o agregar más hojas para satisfacer sus necesidades. Por defecto, las hojas se denominan Sheet1, Sheet2 y así sucesivamente. Puede cambiar el nombre de los nombres de las hojas a nombres más significativos, es decir, gastos diarios, presupuesto mensual, etc.

hojas de excel

Personalización del entorno Microsoft Excel

Personalmente, me gusta el color negro, por lo que mi tema de Excel se ve negruzco. Su color favorito podría ser el azul, y usted también puede hacer que el color de su tema se vea azul. Si no es un programador, es posible que no desee incluir pestañas de cinta, es decir, desarrollador. Todo esto es posible a través de la personalización. En esta subsección, vamos a ver;

  • Personalización de la cinta
  • Establecer el tema de color
  • Configuraciones para fórmulas
  • Configuraciones de corrección
  • Guardar ajustes

Personalización de la cinta

menu excel

La imagen de arriba muestra la cinta predeterminada en Excel 2013. Comencemos con la personalización de la cinta, supongamos que no desea ver algunas pestañas en la cinta o le gustaría agregar algunas pestañas que faltan, como la pestaña de desarrollador. Puede usar la ventana de opciones para lograr esto.

  • Haga clic en el botón de inicio de la cinta.
  • Seleccione las opciones del menú desplegable. Debería poder ver una ventana de diálogo Opciones de Excel
  • excel options

 

  • Seleccione la opción de personalizar la cinta en el panel lateral izquierdo como se muestra a continuación
  • En el lado derecho, elimine las marcas de verificación de las pestañas que no desea ver en la cinta. Para este ejemplo, hemos eliminado la pestaña Diseño de página, Revisión y Vista.
  • Haga clic en el botón “Aceptar” cuando haya terminado.

Tu cinta se verá de la siguiente manera

menu personalizado excel

Agregar pestañas personalizadas a la cinta

También puede agregar su propia pestaña, asignarle un nombre personalizado y asignarle comandos. Agreguemos una pestaña a la cinta con el texto thelaa

 

excel options

  1. Haga clic derecho en la cinta y seleccione Personalizar la cinta. Aparecerá la ventana de diálogo que se muestra arriba.
  2. Haga clic en el botón de nueva pestaña como se ilustra en la imagen animada a continuación
  3. Seleccione la pestaña recién creada
  4. Haga clic en el botón Cambiar nombre
  5. Dale un nombre de thelaa
  6. Seleccione el Nuevo grupo (Personalizado) en la pestaña thelaa como se muestra en la imagen a continuación
  7. Haga clic en el botón Cambiar nombre y asígnele un nombre a Mis comandos
  8. Ahora agreguemos comandos a mi barra de cinta
  9. Los comandos se enumeran en el panel central
  10. Seleccione el comando Todos los tipos de gráficos y haga clic en el botón Agregar
  11. Haga clic en Aceptar

Tu cinta se verá de la siguiente manera

menu personalizado excel

Establecer el tema de color

Para configurar el tema de color para su hoja de Excel, debe ir a la cinta de Excel y hacer clic en el comando à Opciones de archivo. Se abrirá una ventana donde deberá seguir los siguientes pasos.

tema en excel

 

  1. La pestaña general en el panel izquierdo se seleccionará por defecto.
  2. Busque la combinación de colores en Opciones generales para trabajar con Excel
  3. Haga clic en la lista desplegable del esquema de color y seleccione el color deseado.
  4. Haga clic en el botón Aceptar

Configuraciones para fórmulas

Esta opción le permite definir cómo se comporta Excel cuando trabaja con fórmulas. Puede usarlo para establecer opciones, es decir, autocompletar al ingresar fórmulas, cambiar el estilo de referencia de celda y usar números para columnas y filas y otras opciones.

 

formulas excel

Si desea activar una opción, haga clic en su casilla de verificación. Si desea desactivar una opción, elimine la marca de la casilla de verificación. Puede esta opción desde la ventana de diálogo Opciones en la pestaña de fórmulas desde el panel lateral izquierdo

Configuraciones de corrección

configuracio de correcion excel

Esta opción manipula el texto ingresado ingresado en Excel. Permite configurar opciones como el idioma del diccionario que se debe usar al verificar la ortografía incorrecta, las sugerencias del diccionario, etc. Puede esta opción desde la ventana de diálogo de opciones debajo de la pestaña de corrección del panel lateral izquierdo

Guardar ajustes

guardar ajustes excel

Esta opción le permite definir el formato de archivo predeterminado al guardar archivos, habilitar la recuperación automática en caso de que su computadora se apague antes de que pueda guardar su trabajo, etc. Puede usar esta opción desde la ventana de diálogo Opciones en la pestaña Guardar de la izquierda panel lateral

Atajos importantes de Excel

Ctrl + P usado para abrir la ventana de diálogo de impresión

Ctrl + N crea un nuevo libro de trabajo

Ctrl + S guarda el libro actual

Ctrl + C copia el contenido de la selección actual

Ctrl + V pegar datos desde el portapapeles

MAYÚS + F3 muestra la ventana de diálogo de inserción de función

MAYÚS + F11 crea una nueva hoja de trabajo

F2 Verificar fórmula y rango de celdas cubierto

Mejores prácticas al trabajar con Microsoft Excel

  1. Guarde los libros de trabajo teniendo en cuenta la compatibilidad con versiones anteriores. Si no está utilizando las últimas funciones en versiones superiores de Excel, debe guardar sus archivos en formato 2003 * .xls para compatibilidad con versiones anteriores
  2. Use nombres descriptivos para columnas y hojas de trabajo en un libro de trabajo
  3. Evite trabajar con fórmulas complejas con muchas variables. Intente dividirlos en pequeños resultados administrados que pueda usar para construir
  4. Use las funciones integradas siempre que pueda en lugar de escribir sus propias fórmulas

Resumen

  • Microsoft Excel es un poderoso programa de hoja de cálculo que se usa para registrar, manipular, almacenar datos numéricos y se puede personalizar para que coincida con sus preferencias
  • La cinta se usa para acceder a varios comandos en Excel
  • La ventana de diálogo de opciones le permite personalizar una serie de elementos, es decir, la cinta, fórmulas, pruebas, guardar, etc.
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