Excel desde lo básico: primeras lecciones para su uso

 In excel

Aprender a utilizar Microsoft Excel no es una tarea difícil. A veces su nombre asusta, pero realmente es una herramienta que puedes usar con pasos muy sencillos. 

Excel es una herramienta que facilita la ejecución de cálculos rápidos, plasmar gráficos con la información que suministra quien hace uso de este programa, así como análisis de una suma importante de información. 

 

¿CÓMO USAR EXCEL DESDE LO BÁSICO?

El primer paso es conocer las partes de la hoja de cálculo de Excel. Las hojas de cálculo están formadas por filas y columnas que a su vez crean celdas. 

columnas y filas en excel

Foto: 1

Cada hoja de cálculo posee rótulos de filas, celdas y rótulos de columnas (Foto1). Los rótulos de las filas de Microsoft Excel se determinan con números y los rótulos de las columnas de las hojas con letras. 

¿QUÉ SON LAS CELDAS?

Las celdas en la hoja de cálculo son espacios donde se coloca información escrita o numérica. En cada celda se deposita lo que se desea analizar. 

En informática, una celda o campo es el espacio en donde se colocan o vacían los datos. Son campos de distinto tamaño donde se introduce información, mayormente numérica, y se ejecutan operaciones matemáticas en hojas de cálculo. 

Volviendo al caso del uso básico de Excel, a la celda que se ubica en la columna A y en la fila 1 se le llama A1. 

Cada celda se activa colocando el cursor en la misma. Puesto el cursor y señalada la celda, entonces se puede proceder a introducir la información. 

celdas en excel

Foto 2: Celda en color verde seleccionada con el cursor del ordenador

COMENZANDO A USAR EXCEL

Para introducir información en la hoja de cálculo de Excel el primer paso es ubicar y conocer la cinta de opciones, que son los íconos ubicados en la parte superior de la hoja. 

cinta de opciones

Foto 3: Cinta de opciones

Esta cinta ofrece las principales opciones para poder trabajar Excel desde lo básico: 

  1. Archivo: Es la opción que se utiliza para guardar, imprimir y modificar diversas acciones. 
  2. Inicio: Copiar y pegar, modificar características del formato 
  3. Fórmulas: Muestra las diferentes fórmulas que se pueden añadir en Excel o las fórmulas que ya posee la hoja de cálculo
  4. Datos: Filtrar y ordenar la información que se va a incorporar

 

Estas son las cuatro herramientas básicas para el uso de Excel rápido y sencillo. 

INSERTAR INFORMACIÓN EN EXCEL

Para incorporar datos en una hoja de cálculo –se pueden crear múltiples hojas en un mismo documento guardado- se coloca el cursor en la celda donde se desea escribir. Al vaciar información, se podrá observar también la parte superior de la cinta de opciones. 

añadir textos dentro de las celdas de excel

Foto 4: Texto dentro de la celda A2

En principio, Excel es muy útil para hacer lista de cosas, llevar los pagos de empleados y obtener los cálculos de gastos. Es incluso una herramienta eficaz para llevar la relación de gastos en una familia. 

 

Para dar formato al texto o número que se quiera introducir en la hoja de Excel se pueden utilizar las herramientas que están en la pestaña Inicio (Cinta superior de opciones). 

En esa pestaña se podrá seleccionar el tipo de fuente, alineación del texto, fórmula o número. 

¿CÓMO AÑADIR FÓRMULAS EN EXCEL?

Uno de los últimos pasos fundamentales para el uso básico de Excel es añadir una fórmula. 

Hay dos formas básicas y sencillas para hacerlo: 

  1. Escribir una fórmula matemática de memoria
  2. Insertar una fórmula predeterminada de Microsoft Excel

Una fórmula básica sería la suma. En este caso o cualquier otra fórmula, se selecciona la celda, se escribe el signo “igual” (=)  seguido de las contantes y los operadores que se quieran utilizar en el cálculo. Ejemplo: =1+1. Finalmente se presiona “Enter”. 

 

En la celda se debe colocar el tipo de operación que se va a realizar (=SUMA ) y entre paréntesis las filas y columnas a las que se les aplicará la fórmula. Ejemplo: =SUMA (f5+f6+f7+f8…), tal como se observa en la siguiente fotografía.

 

incluir formulas en excel

Foto 5: Incluir fórmula en Excel

 

Excel también ofrece fórmulas predeterminadas. Para insertar alguna de ellas se debe acudir a la pestaña de Fórmulas y se ubica la opción: Grupo Biblioteca de funciones. Una vez seleccionada la función que Excel propone aparecerá una ventana de ayuda que permitirá seleccionar las diferentes celdas que se desean utilizar para aplicar dicha función.

asistente de formulas en excel

La ventana de ayuda explica los argumentos o partes de una función que se pueden utilizar. La función SUMA no es la más importante de Excel, pero sí es una de las más usadas. 

OTRAS FUNCIONES DE EXCEL

  • CONTAR
  • PROMEDIO
  • SI

En definitiva, Excel es una herramienta que puede hacer tu trabajo mucho más fácil a la hora de hacer cálculos. 

Recuerda que una vez que hayas colocado toda la información necesaria y hayas realizado tus cálculos, debes guardar el documento para que no pierdas lo que has realizado. Incluso puedes ir guardando la información a medida que la vayas transfiriendo a la hoja de cálculo. 

Pronto tendrás más lecciones de Excel

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